E-Mail-Archivierung

E-Mail-Archivierung Pflicht: Das schreibt die GoBD vor

Die E-Mail-Archivierung Pflicht betrifft jedes Unternehmen, das geschäftliche E-Mails versendet oder empfängt – unabhängig von Größe oder Branche. Ein eigenes „E-Mail-Archivierungsgesetz” gibt es zwar nicht, die Pflicht ergibt sich aber aus dem Zusammenspiel von Handelsgesetzbuch (HGB), Abgabenordnung (AO) und den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).

Welche E-Mails sind von der Archivierungspflicht betroffen?

Nicht jede E-Mail muss archiviert werden – aber sobald eine Nachricht geschäftsrelevant ist, greift die E-Mail-Archivierung Pflicht. Das betrifft insbesondere:

• Handelsbriefe wie Angebote, Bestellungen und Auftragsbestätigungen: Aufbewahrungsfrist 6 Jahre (§ 257 HGB)
• Buchungsbelege wie Rechnungen und Zahlungsbestätigungen: Aufbewahrungsfrist 8 Jahre seit dem 1. Januar 2025 (zuvor 10 Jahre, verkürzt durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz)
• Jahresabschlüsse und Handelsbücher: weiterhin 10 Jahre

Die Frist beginnt jeweils mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die E-Mail versendet oder empfangen wurde.

Was die GoBD konkret verlangt

Die GoBD stellen klare technische Anforderungen an die E-Mail-Archivierung: Die Nachrichten müssen unveränderbar, vollständig, nachvollziehbar, richtig und während der gesamten Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar gespeichert sein. Ein simples Ablegen in Outlook-Ordnern oder das Sichern als PST-Datei erfüllt diese Anforderungen ausdrücklich nicht, da sich solche Dateien nachträglich verändern oder löschen lassen. Auch ein einfaches Backup des Mail-Servers reicht nicht aus – gefordert ist eine revisionssichere Archivierung.

Was bei Verstößen droht

Wird die E-Mail-Archivierung Pflicht nicht erfüllt, drohen bei Betriebsprüfungen ernsthafte Konsequenzen: Fehlt die ordnungsgemäße Dokumentation, kann das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen schätzen (§ 162 AO) – meist zu Lasten des Unternehmens. Im Zivilrecht kann fehlende Archivierung zudem den Verlust wichtiger Beweismittel bedeuten, etwa bei Streitigkeiten über Vertragsinhalte.

So setzen Sie die E-Mail-Archivierung Pflicht um

Ein professionelles Archivsystem übernimmt die revisionssichere Speicherung automatisch und stellt sicher, dass alle Fristen eingehalten werden. Wichtig ist außerdem eine dokumentierte Verfahrensdokumentation, damit das System bei einer Prüfung auch tatsächlich als GoBD-konform anerkannt wird.

Sie möchten wissen, wie eine GoBD-konforme E-Mail-Archivierung in Ihrem Unternehmen aussehen kann? Sprechen Sie uns an – wir beraten Sie und finden gemeinsam mit Ihnen die passende Lösung, auch im Rahmen unserer Datensicherungslösungen.