E-Rechnung Pflicht: Was Unternehmen jetzt wissen müssen

Die E-Rechnung Pflicht ist für Unternehmen längst Realität: Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Und die nächste Stufe der E-Rechnung Pflicht steht bereits bevor.

Eine e-Rechnung ermöglicht die Übermittlung von Rechnungsinformationen in digitaler Form, sodass der gesamte Vorgang – von der Erstellung bis zur Bezahlung – automatisch und ohne Medienbruch erfolgt. Im Gegensatz zu einer Papierrechnung oder einer einfachen PDF-Datei wird eine e-Rechnung als strukturierter und maschinenlesbarer Datensatz ausgegeben. Eine PDF gilt damit nicht mehr als elektronische Rechnung. Betroffen von der E-Rechnung Pflicht sind Rechnungen zwischen Unternehmen sowie Rechnungen bei Aufträgen der öffentlichen Hand.

Die Pflicht zur Ausstellung von e-Rechnungen wird schrittweise eingeführt:

• Seit dem 1. Januar 2025: Alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe, müssen e-Rechnungen empfangen können.
• Ab dem 1. Januar 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von über 800.000 Euro müssen e-Rechnungen ausstellen.
• Ab dem 1. Januar 2028: Alle übrigen Unternehmen sind ebenfalls verpflichtet, e-Rechnungen im geschäftlichen Verkehr zwischen Unternehmen zu erstellen.

Bis dahin gelten Übergangsregelungen: Sonstige Rechnungen wie PDFs bleiben mit Zustimmung des Empfängers noch möglich. Weitere Details zu den gesetzlichen Grundlagen finden Sie bei der IHK Frankfurt am Main.

So bereiten Sie sich auf die E-Rechnung Pflicht vor

• Wenden Sie sich jetzt an Ihren IT-Dienstleister und prüfen Sie, ob Sie eine geeignete Software besitzen oder lassen Sie sich diese zum Empfang, zur Erstellung und zur revisionssicheren Archivierung von e-Rechnungen installieren.
• Verschaffen Sie sich einen Überblick, an wen Sie Rechnungen verschicken und ob Ihre Geschäftspartner bereits auf e-Rechnungen vorbereitet sind.

Auch wenn die Empfangspflicht schon seit 2025 gilt, sind viele Unternehmen noch nicht ausreichend vorbereitet – insbesondere im Hinblick auf die Ausstellungspflicht ab 2027. Warten Sie nicht, sondern setzen Sie sich zeitnah damit auseinander und überlegen Sie, wie Sie Ihren Betrieb aufstellen wollen. Wir unterstützen Sie gern dabei.